Office Manager freelance : comment je trouve mes missions

1. D'où viennent réellement mes missions

Si je fais le compte, mes missions viennent de trois sources :

• le bouche-à-oreille, qui reste le canal le plus efficace ;
• un groupe WhatsApp de solo-entrepreneurs : deux missions ;
• un canal Slack : deux missions.

LinkedIn, sur lequel je suis actif, et la veille quotidienne des offres d'emploi jouent un autre rôle : être identifié comme Office Manager, entretenir un réseau et comprendre ce que les entreprises recherchent.

Ces canaux ne s'opposent pas. Le bouche-à-oreille suppose que des personnes sachent ce que vous faites et puissent le dire à d'autres. Tout le reste sert à cela. Pour une idée des sujets qu'on me confie une fois le contact établi, j'ai regroupé des exemples dans les projets confiés.

2. Les communautés en ligne : WhatsApp et Slack

Les quatre missions que je peux rattacher à un canal précis viennent de communautés en ligne : un groupe WhatsApp de solo-entrepreneurs et un canal Slack.

Ce que j'y fais est simple :

• je réponds aux messages, quand une question ou un besoin passe ;
• je relaie des offres d'emploi pour mes collègues Office Managers, salariés ou freelances.

Ces groupes réunissent des indépendants et des entrepreneurs qui échangent au quotidien. Y être présent et y répondre régulièrement permet d'être identifié sur un sujet précis : l'administratif, la RH, l'organisation. Le jour où un besoin apparaît, chez un membre ou dans son entourage, le contact existe déjà.

3. LinkedIn : un réseau de pairs avant d'être une vitrine

Sur LinkedIn, j'ai d'abord ajouté à mon réseau mes consœurs et confrères qui exercent le même métier que moi, en CDI comme en freelance.

Concrètement, mon activité sur LinkedIn tient en trois gestes :

• ajouter les professionnels du même métier ;
• commenter les publications ;
• publier de temps en temps pour parler de ce que je fais.

Un réseau de pairs fonctionne dans les deux sens. Je relaie des offres pour mes collègues, et ce réseau me permet de suivre ce qui se passe dans le métier : les postes ouverts, les sujets qui reviennent, la façon dont les autres présentent leur activité.

4. La veille quotidienne des offres d'emploi

Chaque jour, je consulte les offres d'Office Manager sur Indeed, LinkedIn et Welcome to the Jungle. Je ne cherche pas un poste. Je cherche à comprendre :

• ce que les entreprises demandent réellement ;
• les compétences et les missions qui reviennent ;
• les salaires proposés.

Cette veille a un premier usage : savoir de quoi on parle quand un dirigeant décrit son besoin. Elle a aussi nourri le premier article de cette série, dans lequel j'ai analysé 28 annonces : des périmètres sans rapport sous le même titre, des salaires de 22 à 36 k€ brut par an et des missions freelance à 15 €/h ou sans tarif affiché (lire l'analyse).

Elle a un second usage : repérer les entreprises qui ont un besoin.

5. Proposer une mission freelance à une entreprise qui recrute en CDI

Une offre de CDI, c'est une entreprise qui a exprimé un besoin, avec un périmètre écrit. À partir de ces offres, j'envoie des emails aux entreprises pour leur proposer une autre formule : une intervention en freelance plutôt qu'un recrutement.

Toutes les entreprises qui publient une offre n'ont pas besoin d'un temps plein. Comme le montrait l'analyse des annonces, le même intitulé peut recouvrir un poste d'accueil ou un poste qui mêle paie, recrutement et suivi financier. Selon le volume réel, une intervention à temps partagé, sur site à Nantes ou à distance, peut répondre au besoin. Le périmètre et le volume sont alors définis avec l'entreprise, et chaque mission fait l'objet d'un devis. Les repères chiffrés figurent sur la page tarifs.

Une précision s'impose : une mission freelance n'est pas un emploi salarié sous un autre statut. Ce qui distingue un salarié d'un indépendant, selon la Cour de cassation, c'est le lien de subordination : travailler sous l'autorité de quelqu'un qui a le pouvoir de donner des ordres et des directives, d'en contrôler l'exécution et de sanctionner les manquements. Ce sujet fera l'objet d'un article dédié de cette série. En cas de doute sur une situation précise, c'est un juriste ou un avocat qu'il faut consulter.

6. Les outils de base : ce que les entreprises demandent

Quelques constats pratiques, tirés de mon activité :

• Les entreprises demandent un CV. Beaucoup le demandent, y compris pour une mission freelance. Avoir un CV à jour évite de retarder une réponse.
• L'adresse email doit être professionnelle, et délivrable. Je me suis rendu compte que mes emails tombaient dans les spams de prospects. Avant une prospection par email, il est utile de vérifier la configuration de l'adresse d'envoi (enregistrements SPF, DKIM et DMARC du nom de domaine) et de faire des envois de test.
• Un site sert de point d'arrivée. Il présente les services, des exemples de missions et des repères de prix. C'est vers lui que renvoient les échanges sur LinkedIn, WhatsApp ou Slack.

Pour les missions que l'on peut confier à un Office Manager freelance, j'ai écrit un article dédié : quelles missions confier à un Office Manager freelance à Nantes.

7. Questions fréquentes