J-2
Un gâteau d'anniversaire, en urgence.
Trouver le bon prestataire, commander et organiser la livraison à seulement deux jours de l'événement.
Des missions réelles, pas une fiche de poste
Les projets qu'on
m'a confiés.
Un jour, une paie à préparer. Le lendemain, des affiches A0 à faire imprimer, un gâteau d'anniversaire à commander en J-2 ou un stand à monter pour un salon.
Je suis Valéry Lequeux, Office Manager freelance à Nantes. Depuis 2023, mes clients me confient des sujets administratifs, RH, techniques, logistiques et parfois complètement inattendus.
Voici un aperçu de demandes réellement rencontrées. Certains détails ont été simplifiés pour respecter la confidentialité des entreprises.
Quand il faut trouver une solution
Les missions qui ne rentrent dans aucune case.
Ce ne sont pas forcément les plus grosses missions. Mais ce sont souvent celles qui doivent avancer vite.
A0
Des affiches et de la signalétique.
Préparer les supports graphiques, gérer l'impression grand format et les délais.
GO!
Un stand de salon en quelques jours.
Coordonner le matériel, les écrans, les kakémonos, le transport et l'installation sur place.
IT
Des ordinateurs et tablettes à gérer.
Achats, inventaire, déploiement MDM, attribution des appareils et suivi du parc.
AUTO
Plusieurs flottes de véhicules.
Contrats, leasing, assurances, sinistres, kilométrages, maintenance et suivi des coûts.
DÉCO
Une entrée d'entreprise à aménager.
Création graphique, recherche de décors, commandes, prestataires et installation.
Au quotidien
Et concrètement, qu'est-ce qu'on me confie ?
Ouvrez les catégories pour découvrir les missions déjà prises en charge chez mes clients.
01 RH & paie
- Préparer la paie d'une centaine de salariés.
- Collecter les heures, primes, absences et congés.
- Préparer DPAE, contrats, avenants et dossiers salariés.
- Gérer les entrées, sorties et périodes d'essai.
- Organiser les affiliations aux mutuelles.
- Suivre les arrêts maladie et accidents du travail.
- Gérer les relations avec la médecine du travail.
- Mettre en place les titres-restaurant.
- Recruter des techniciens et organiser les entretiens.
- Administrer BambooHR et d'autres outils RH.
02 Pré-comptabilité & finances
- Retrouver des dizaines de factures manquantes.
- Trier les factures fournisseurs dans Pennylane.
- Réconcilier des règlements et relevés bancaires.
- Émettre des factures clients.
- Relancer les impayés et suivre les encaissements.
- Préparer les campagnes de paiements fournisseurs.
- Contrôler les prélèvements et abonnements.
- Rechercher les erreurs de facturation.
- Demander des avoirs et remboursements.
- Préparer des dossiers d'échéanciers.
- Transmettre les pièces au cabinet comptable.
03 Locaux & travaux
- Organiser des déménagements de bureaux.
- Rechercher des plombiers et électriciens.
- Faire établir et comparer plusieurs devis.
- Coordonner les interventions d'artisans.
- Suivre les contrats de maintenance.
- Gérer les pannes et demandes de dépannage.
- Suivre les systèmes d'alarme et les badges.
- Commander mobilier et équipements.
- Gérer les prestations de nettoyage et déchets.
- Coordonner les mises en conformité des locaux.
04 Parc informatique & IT
- Acheter PC, tablettes, écrans et accessoires.
- Créer et maintenir un inventaire matériel.
- Préparer les équipements pour les arrivées.
- Réaffecter le matériel après les départs.
- Gérer les appareils avec des solutions MDM.
- Suivre les numéros de série et attributions.
- Administrer les accès Google Workspace.
- Gérer les comptes et droits informatiques.
- Suivre les abonnements et licences.
- Coordonner les prestataires informatiques.
05 Flotte automobile
- Gérer les véhicules de plusieurs clients.
- Suivre les contrats de location et leasing.
- Gérer les dossiers d'assurance et de sinistres.
- Vérifier les loyers et les prélèvements.
- Traiter les erreurs de facturation des loueurs.
- Suivre les kilométrages des véhicules.
- Coordonner entretien et réparations.
- Organiser les restitutions de véhicules.
- Contacter loueurs, garages et assureurs.
06 Graphisme, décors & signalétique
- Créer ou préparer des affiches A0.
- Commander des décors pour des espaces professionnels.
- Réaliser des supports graphiques pour une entrée de site.
- Rechercher des fournisseurs de décoration.
- Commander kakémonos et supports imprimés.
- Faire réaliser de la signalétique.
- Coordonner des projets de covering de camion.
- Gérer les échanges avec les imprimeurs.
- Organiser les livraisons des supports.
07 Événements & demandes urgentes
- Commander un gâteau d'anniversaire en J-2.
- Organiser des soirées et apéritifs d'entreprise.
- Trouver des traiteurs selon un budget précis.
- Gérer les invitations et les participants.
- Commander nourriture, boissons et matériel.
- Coordonner animations et prestations.
- Organiser des visites d'entreprise.
- Préparer les événements internes des équipes.
- Traiter les imprévus de dernière minute.
08 Salons professionnels & stands
- Organiser un stand en quelques jours.
- Contacter les organisateurs du salon.
- Préparer le matériel nécessaire à l'exposition.
- Gérer les écrans et leurs supports.
- Commander les affiches et kakémonos.
- Organiser le transport du matériel.
- Coordonner l'installation sur le salon.
- Contrôler les équipements avant l'ouverture.
09 Sécurité & conformité
- Suivre la mise à jour du DUERP.
- Organiser les vérifications d'extincteurs.
- Préparer des exercices d'évacuation.
- Coordonner les contrôles électriques.
- Gérer les sujets de sécurité incendie.
- Participer aux projets d'accessibilité PMR.
- Suivre les badges et systèmes de contrôle d'accès.
- Gérer les suites administratives d'une intrusion.
- Coordonner les organismes de contrôle.
10 Ouverture & fermeture de sites
- Préparer l'ouverture opérationnelle d'un restaurant.
- Mettre en relation les fournisseurs alimentaires.
- Organiser les horaires et conditions de livraison.
- Mettre en place les contrats d'exploitation.
- Coordonner les derniers préparatifs d'ouverture.
- Organiser la fermeture d'un établissement.
- Résilier eau, électricité, téléphone et déchets.
- Gérer la clôture des contrats de maintenance.
- Demander les avoirs et remboursements éventuels.
11 Achats, commandes & fournisseurs
- Rechercher et comparer des fournisseurs.
- Négocier les prix et conditions commerciales.
- Gérer les commandes de café et consommables.
- Commander des fournitures et équipements.
- Comparer des devis de prestataires.
- Suivre les livraisons et réclamations.
- Gérer les contrats et leurs renouvellements.
- Identifier les dépenses inutiles.
- Réclamer des remboursements ou régularisations.
12 Administratif & projets spéciaux
- Reprendre des dossiers administratifs complexes.
- Préparer des dossiers de subventions.
- Suivre les échanges avec les administrations.
- Gérer les attestations et documents légaux.
- Organiser des tableaux de suivi.
- Structurer un CRM et des procédures internes.
- Suivre les contrats d'assurance.
- Coordonner plusieurs intervenants sur un projet.
- Relancer les interlocuteurs jusqu'à résolution.
Le genre de messages que je reçois
« Valéry, tu peux t'occuper de ça ? »
« On a besoin d'un gâteau pour vendredi. »
« Il nous faut des affiches A0 pour le salon. »
« Il y a 40 factures manquantes dans Pennylane. »
« Notre prestataire ne répond plus. »
« On doit ouvrir le restaurant lundi. »
« Il faut organiser le stand en quelques jours. »
« Qui s'occupe des véhicules de société ? »
« On a un problème avec les badges d'accès. »
Formulations illustratives inspirées de demandes réellement rencontrées, et non citations littérales attribuées aux clients.
Ma manière de travailler
Je prends le sujet. Je le fais avancer.
Parfois, la demande tient en une phrase. Il manque un document, un prestataire ne répond plus, un équipement est en panne ou un événement approche et rien n'est prêt.
Je commence par comprendre le problème. Ensuite, je recherche les informations, je contacte les bonnes personnes, je compare les solutions et je suis le dossier.
Je ne suis ni comptable, ni avocat, ni technicien. Je sais en revanche faire intervenir les bons experts et coordonner les actions nécessaires.
Basé à Nantes, j'interviens directement sur le terrain lorsque la mission le nécessite. Je travaille également à distance avec des entreprises partout en France pour les sujets administratifs, RH, de pré-comptabilité, de suivi fournisseurs et de coordination.
Quelques heures, quelques jours ou une mission ponctuelle : tout dépend du sujet à régler.
Et vous, qu'est-ce qu'on peut me confier ?
Un dossier en retard, un besoin récurrent, un problème urgent ou un projet qui n'avance pas ? Expliquez-moi la situation et regardons ce que je peux prendre en charge.